Cách sắp xếp và lưu giữ hồ sơ kế toán theo khoa học
đầu tiên về tính hợp pháp [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] của hóa đơn chứng từ
Tính hợp pháp mang thể hiểu đơn thuần ấy là hóa [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] đơn, chứng từ tuân theo những quy định của pháp luật. Cụ thể: Hóa đơn cần do Bộ Tài chính phát hành hoặc hóa đơn do công ty tự in theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và dùng hoá đơn. Còn lại các hoá đơn không hợp pháp là những hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của công ty nhưng chưa thông báo phát hành, …
Tuy nhiêu, rộng rãi kế toán các công ty chưa [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] lường hết được [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn bất hợp pháp. Đôi lúc công ty với giao dịch sắm bán hàng hóa dịch vụ với thật, hóa đơn tài chính gần như, thanh toán minh bạch (thanh [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] toán qua ngân hàng) nhưng vẫn mang thể gặp bắt buộc 1 trong các tình huống rủi ro về hóa đơn như sau, những tình huống này xảy [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] ra hơi đa dạng trong các năm sắp đây:
Đối với một kế toán viên thì việc sắp xếp đóng hồ sơ [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] kế toán sao cho hợp lý, có khoa học, khi cần có thể lấy ra sử dụng ngay mà không cần phải tốn thêm thời gian tìm kiếm là một vấn đề không hề dễ dàng. Cũng như tùy vào từng số lượng hồ sơ mà mỗi kế toán viên sẽ sắp xếp cho cho hợp lý [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] và phù hợp nhất cho công việc [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] của mình. Sau đây chúng tôi xin chia sẻ một vài cách để các bạn có thể tham khảo và tìm ra được phương pháp tốt nhất cho mình
Phương pháp 1 : Sắp xếp – lưu trữ chứng [Only registered and activated users can see links. Click Here To Register...] từ gốc
-Kế toán viên khi bắt đầu cần phải sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng tuần tự dựa theo bảng kê khai thuế đầu ra đã được in sẵn trước đó và nộp lên cho cơ quan thuế nhà nước hàng tháng.
– Bắt đầu từ tháng 1 và cho đến hết tháng 12 của năm tài chính thì tất cả các loại chứng từ gốc – hóa đơn đầu vào – ra phải luôn được kẹp chung với tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đã nộp lên cho cơ quan thuế nhà nước hàng tháng.
– Hóa đơn mua vào bắt buộc luôn phải được kẹp chung với phiếu chi và phiếu nhập kho kèm theo các hợp đồng nếu có. Còn trong trường hợp bán chịu thì kế toán viên phải kẹp phiếu kế toán (hoặc phiếu hạch toán) cùng với phiếu xuất kho và các hợp đồng nếu có.
– Bắt buộc tất cả hồ sơ chứng từ có đầy đủ chữ ký theo chức danh sau đó kế toán viên phải kẹp riêng chứng từ của từng tháng – mỗi một tháng phải có một tập bìa đầy đủ và ngay ngắn khi trình lên cơ quan thuế.
Phương pháp 2 : Sắp xếp – lưu trữ các báo cáo thuế đã nộp lên cơ quan thuế
-Nên chia ra và sắp xếp rõ ràng như chứng từ của năm nào thì kèm theo đó là báo cáo của năm đó.
-Các báo cáo như : Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) , thu nhập doanh nghiệp (TNDN), báo cáo tài chính ..v..v thì phải kèm theo từng năm .
Qua bài viết này hy vọng các bạn đã phần nào biết được cách sắp xếp – lưu trữ hồ sơ kế toán cho doanh nghiệp mình theo một cách có logic và hợp lý nhất .
Nếu quý vị có thắc mặc hoặc cần tư vấn thêm cách cách sắp xếp và lưu giữ hồ sơ kế toán hợp lý có thể với chúng tôi theo thụng tin sauương nhiên hóa đơn đầu vào cho bên B cũng là bất hợp pháp.
– công ty bạn với hóa đơn sắm hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp đang nằm trong danh sách doanh nghiệp tạm giới hạn marketing hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế.
** Theo quy định, công ty đang trong thời gian đăng ký tạm dừng hoạt động kinh doanh thì không được sử dụng hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. do đó nếu doanh nghiệp bạn sở hữu phát sinh hoạt động giao dịch mang các công ty này thì các hóa đơn đầu vào sẽ là bất hợp pháp.
** Về công ty đang bỏ trốn mà cơ quan thuế đang theo dõi. Nghĩa trực diện mà chúng ta hay hiểu là những doanh nghiệp không còn trên thương trường, mất tích, không còn liên lạc được, cơ quan thuế ko sở hữu được thông tin kiểm soát. Nhưng còn 1 ví như nữa bị xếp vào công ty đang bỏ trốn đấy là: doanh nghiệp tự ý ngừng báo cáo sở hữu cơ quan thuế nhưng không sở hữu công văn xin tạm ngừng hoạt động hoặc công ty có làm cho công văn xin tạm giới hạn hoạt động buôn bán, tuy nhiên hết thời gian quy định về tạm dừng hoạt động buôn bán mà doanh nghiệp vẫn không thực hiện tiếp những bước tiếp theo (hoặc là mở hoạt động buôn bán trở lại hoặc nên khiến cho thủ tục giải thể doanh nghiệp). do đó giao dịch trong giả dụ này cũng sẽ nảy sinh hóa đơn đầu vào là bất hợp pháp.
